Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Stefan Randisek

Wiesbergsiedlung 248

2185 Prinzendorf

Österreich

E-Mail: info@flomera.ai

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt insbesondere für:

• die Website flomera.ai,
• die Anmeldung zur Flomera Beta,
• die Flomera-App,
• die für Flomera betriebenen Backend- und Cloud-Dienste,
• die Nutzung von Flomera Assist,
• SmartScan und Dokumentanalyse,
• die Verwaltung von Räumen, Geräten, Dokumenten und Hauswissen,
• sowie optionale Integrationen wie Shelly.

Welche Daten verarbeitet werden, hängt davon ab, welche Funktionen tatsächlich genutzt werden.

3. Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf von flomera.ai werden technisch erforderliche Zugriffsdaten durch den Webserver verarbeitet.

Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene URL bzw. HTTP-Anfrage,
• HTTP-Statuscode,
• übertragene Datenmenge,
• Referrer, soweit übermittelt,
• User-Agent sowie Browser- und Systeminformationen.

Die Verarbeitung dient der technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website sowie der Erkennung technischer Fehler und missbräuchlicher Zugriffe.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website und Serverinfrastruktur.

Server-Logfiles werden nach der jeweils geltenden Serverkonfiguration nur für einen begrenzten Zeitraum gespeichert, soweit keine längere Aufbewahrung zur Untersuchung eines Sicherheitsvorfalls oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

4. Hosting und Serverinfrastruktur

Die Website und die zugehörigen Serverdienste von Flomera werden auf Serverinfrastruktur von Hostinger betrieben.

Im Rahmen des Hostings kann Hostinger personenbezogene Daten verarbeiten, soweit dies zur Bereitstellung, Wartung und Absicherung der Infrastruktur erforderlich ist.

Soweit Hostinger personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, erfolgt dies im Rahmen der hierfür geltenden Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.

5. Flomera-App und Backend

Die Flomera-App kommuniziert mit den von Flomera betriebenen Backend-Diensten.

Dabei werden – abhängig von den genutzten Funktionen – insbesondere Konto- und Authentifizierungsdaten, Hauswissen, Geräteinformationen, Dokumentinformationen, SmartScan-Ergebnisse, Assist-Anfragen und technische Metadaten verarbeitet.

Die Übertragung zwischen App und Flomera-Backend erfolgt grundsätzlich verschlüsselt über HTTPS.

6. Anmeldung zur Flomera Beta

Auf flomera.ai kann eine E-Mail-Adresse für die Teilnahme bzw. Interessensbekundung an der Flomera Beta angegeben werden.

Dabei können insbesondere gespeichert werden:

• E-Mail-Adresse,
• Zeitpunkt der Anmeldung,
• technische Quellenangabe der Anmeldung,
• interne technische Datensatz-ID.

Die Daten werden verwendet, um Beta-Anmeldungen zu verwalten und angemeldete Personen im Zusammenhang mit Flomera und der Flomera Beta zu kontaktieren.

Die Beta-Anmeldung ist technisch von einem später angelegten Flomera-App-Konto getrennt. Die Löschung eines Flomera-App-Kontos führt daher nicht automatisch zur Löschung einer zuvor über die Website vorgenommenen Beta-Anmeldung und umgekehrt.

Eine Einwilligung zur Beta-Kommunikation kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft durch Nachricht an info@flomera.ai widerrufen werden.

Beta-Anmeldedaten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie sie für die Durchführung und Nachbereitung der Beta benötigt werden, längstens jedoch ein Jahr ab Anmeldung, soweit keine gesetzlichen Verpflichtungen oder andere zulässige Gründe eine längere Speicherung erfordern.

7. Flomera-Konto und Authentifizierung

Für die Nutzung bestimmter Funktionen kann ein Flomera-Konto erforderlich sein.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• E-Mail-Adresse,
• Anzeigename,
• interne Nutzer-ID,
• Support-ID,
• Passwort-Hash bei E-Mail-/Passwort-Anmeldung,
• Authentifizierungsinformationen,
• Accountstatus,
• Sperrstatus und gegebenenfalls Sperrgrund,
• zugeordneter Nutzungsplan,
• Zeitpunkt des letzten Logins.

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Absicherung des Benutzerkontos sowie zur Authentifizierung und Autorisierung innerhalb von Flomera.

8. Google Sign-In

Alternativ zur Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort kann – soweit angeboten – Google Sign-In verwendet werden.

Dabei erhält Flomera die für die Anmeldung erforderlichen Informationen des Google-Kontos, insbesondere:

• Google-Konto-ID,
• E-Mail-Adresse,
• gegebenenfalls Anzeigename.

Flomera fordert dabei nur die für die Anmeldung erforderlichen Standardinformationen an.

Google verarbeitet im Rahmen des Anmeldevorgangs Daten nach den eigenen Datenschutzbestimmungen.

9. SmartScan, Kamera, Fotos und OCR

Flomera bietet Funktionen zur Erfassung und Analyse von Räumen, Geräten, Typenschildern und Dokumenten.

Bei Nutzung dieser Funktionen können insbesondere verarbeitet werden:

• aufgenommene Fotos,
• sichtbare Texte,
• Geräteinformationen,
• Hersteller- und Modellinformationen,
• Seriennummern,
• Dokumentinformationen,
• erkannte Beträge und Datumsangaben,
• weitere auf dem aufgenommenen Material sichtbare Informationen.

Die Bilder werden zur Analyse an das Flomera-Backend übertragen und können von dort zur automatisierten Analyse an OpenAI weitergegeben werden.

SmartScan-Rohbilder werden nach dem derzeitigen technischen Stand nicht dauerhaft als Bilddateien in der Flomera-Serverdatenbank gespeichert. Sie können während der Verarbeitung kurzfristig im Arbeitsspeicher des Servers vorgehalten werden.

Die aus der Analyse gewonnenen Informationen können dagegen dauerhaft im Flomera-Hauswissen gespeichert werden, bis sie vom Nutzer entfernt oder das zugehörige Konto bzw. Haus gelöscht wird.

Die Nutzung von SmartScan ist freiwillig.

10. Dokumente und Dokumentanalyse

Nutzer können Dokumente bzw. Dokumentinhalte in Flomera hinterlegen oder aus Fotos und Dateien analysieren lassen.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• Dokumenttext bzw. OCR-Text,
• Titel,
• Dokumenttyp,
• Hersteller,
• Modell,
• Seriennummer,
• Rechnungsnummer,
• Kauf- oder Rechnungsdatum,
• Beträge und Währungen,
• Garantieinformationen,
• weitere im Dokument enthaltene Angaben.

Originaldateien und extrahierte Inhalte können technisch unterschiedlich behandelt werden. Das Backend speichert insbesondere die für Flomera benötigten extrahierten Texte und Metadaten.

Dokumentinhalte können zur Analyse, semantischen Suche und Beantwortung von Nutzerfragen an OpenAI übermittelt werden.

Nutzer sollten keine Dokumente hochladen, deren Verarbeitung für die Nutzung von Flomera nicht erforderlich oder nicht gewünscht ist.

11. Flomera Assist

Flomera Assist ermöglicht Fragen zum eigenen Zuhause und zu den in Flomera gespeicherten Informationen.

Dabei werden insbesondere verarbeitet:

• eingegebene Nutzerfragen,
• KI-Antworten,
• zur Beantwortung erforderlicher Hauskontext,
• relevante Informationen zu Räumen und Geräten,
• relevante Dokumentinformationen,
• Ereignisse und Wartungsinformationen,
• technische Informationen über den ausgeführten Assist-Vorgang.

Assist-Anfragen werden über das Flomera-Backend verarbeitet. Zur Erzeugung und Unterstützung von Antworten können die jeweils erforderlichen Informationen an OpenAI übermittelt werden.

Die Flomera-App stellt nach dem aktuellen technischen Stand keine direkten OpenAI-Anfragen mit einem in der App hinterlegten OpenAI-API-Schlüssel.

Assist-Verläufe können serverseitig gespeichert werden, um die Funktion bereitzustellen und Gesprächskontext zu ermöglichen.

12. OpenAI und KI-Verarbeitung

Flomera verwendet Dienste von OpenAI für bestimmte KI-Funktionen.

Dies betrifft insbesondere:

• Flomera Assist,
• SmartScan und visuelle Analyse,
• OCR- und Dokumentanalyse,
• strukturierte Informationsextraktion,
• semantische Suche und Embeddings.

Dabei werden nur die Informationen übermittelt, die für die jeweilige Funktion benötigt werden.

Je nach Funktion können dies insbesondere Texte, Fotos, Dokumentinhalte, Hausinformationen oder Nutzerfragen sein.

OpenAI wird im Rahmen der technischen Bereitstellung der KI-Funktionen als externer Dienstleister bzw. Auftragsverarbeiter eingesetzt, soweit dies datenschutzrechtlich entsprechend vereinbart ist.

13. Hauswissen, Räume, Geräte und Ereignisse

Flomera kann Informationen zum Zuhause dauerhaft speichern, insbesondere:

• Räume,
• Geräte,
• Funktionsbezeichnungen,
• Notizen,
• technische Eigenschaften,
• Dokumentzuordnungen,
• Wartungen,
• Reparaturen,
• Installationen,
• Messwerte,
• Ereignisse,
• zeitliche Verläufe und daraus abgeleitete Informationen.

Diese Daten bilden das digitale Hauswissen von Flomera und werden verwendet, um Funktionen wie Suche, Hausbuch, Timeline, Trends, Erinnerungen und Flomera Assist bereitzustellen.

Die Verarbeitung erfolgt nur im Zusammenhang mit dem jeweiligen Flomera-Konto bzw. Haus.

14. Shelly-Integration

Flomera kann optional mit Geräten und Diensten von Shelly / Allterco Robotics verbunden werden.

Bei Nutzung der Integration können insbesondere verarbeitet werden:

• Geräte-ID,
• Gerätename,
• Firmwareinformationen,
• Gerätestatus,
• Schaltzustände,
• Leistungs- und Energieverbrauchsdaten,
• lokale IP-Adresse des Shelly-Geräts,
• weitere für Steuerung und Darstellung erforderliche technische Informationen.

Bei Nutzung von Shelly Cloud kommuniziert Flomera mit den entsprechenden Diensten von Shelly.

Lokale IP-Adressen von Shelly-Geräten können im Rahmen der Synchronisation auch an das Flomera-Backend übertragen werden.

Energie- und Leistungsdaten können Rückschlüsse auf Nutzungs- oder Anwesenheitsmuster ermöglichen und werden daher entsprechend geschützt.

Die Shelly-Integration ist freiwillig.

15. E-Mail-Versand

Flomera verwendet E-Mail für bestimmte Konto- und Sicherheitsfunktionen, beispielsweise:

• E-Mail-Verifizierung,
• Passwort-Zurücksetzen,
• notwendige kontobezogene Kommunikation.

Hierfür wird die E-Mail-Adresse an den jeweils eingesetzten SMTP-/E-Mail-Dienstleister übermittelt, soweit dies für die Zustellung erforderlich ist.

Bestätigungs- und Reset-Tokens sind zeitlich begrenzt und werden serverseitig geschützt verarbeitet.

16. Spracheingabe

Flomera kann eine optionale Spracheingabe für Flomera Assist anbieten.

Die eigentliche Spracherkennung kann abhängig vom Betriebssystem und der Gerätekonfiguration durch Dienste des Betriebssystemanbieters erfolgen, unter Android beispielsweise durch Google-Dienste.

Flomera erhält für die weitere Verarbeitung grundsätzlich den daraus erzeugten Text. Audiodaten werden nicht dauerhaft im Flomera-Backend gespeichert.

Die Spracheingabe ist freiwillig und kann durch normale Texteingabe ersetzt werden.

17. Admin-, Support- und Auditdaten

Zur Sicherheit, Administration und Nachvollziehbarkeit können administrative Aktionen protokolliert werden.

Dabei können insbesondere gespeichert werden:

• handelnde Administrator-ID,
• betroffene Nutzer-ID,
• Art der administrativen Aktion,
• alter und neuer Status,
• Zeitpunkt der Aktion,
• gegebenenfalls ein administrativer Sperrgrund.

Diese Daten dienen insbesondere der Sicherheit und Nachvollziehbarkeit administrativer Eingriffe.

Auditdaten werden nach der aktuellen technischen Konfiguration grundsätzlich zeitlich begrenzt aufbewahrt.

18. Sicherheits- und Rate-Limit-Daten

Zum Schutz vor Missbrauch, automatisierten Angriffen und Brute-Force-Versuchen verarbeitet Flomera technische Sicherheitsinformationen.

Hierzu kann insbesondere die IP-Adresse in Verbindung mit einer Aktion und einem Zeitstempel gehören.

Solche Rate-Limit-Daten werden nach der aktuellen technischen Konfiguration nur für einen begrenzten Zeitraum benötigt und anschließend bereinigt.

19. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Verpflichtungen eine längere Speicherung verlangen.

Nach dem aktuellen technischen Stand gelten für bestimmte technische Daten zusätzlich konkrete Begrenzungen, unter anderem:

• Rate-Limit-/Sicherheitsereignisse: grundsätzlich etwa 24 Stunden,
• administrative Auditdaten: grundsätzlich bis zu etwa 400 Tage,
• Shelly-Energieverlaufsdaten: grundsätzlich bis zu etwa 400 Tage,
• temporäre SmartScan-Bilddaten im Server-Arbeitsspeicher: grundsätzlich nur kurzfristig und technisch begrenzt,
• Authentifizierungs-Sessions: zeitlich begrenzt.

Hauswissen, Dokumentinformationen und Assist-Inhalte können grundsätzlich bis zur Löschung durch den Nutzer bzw. bis zur Löschung des Kontos oder des zugehörigen Hauses gespeichert werden, soweit keine gesetzlichen Verpflichtungen oder andere zulässige Gründe entgegenstehen.

20. Kontolöschung

Nutzer können ihr Flomera-Konto über die dafür vorgesehene Funktion in der App selbst löschen.

Bei erfolgreicher Kontolöschung werden die dem Konto bzw. den zugehörigen Häusern zugeordneten Daten nach Maßgabe der technischen und gesetzlichen Anforderungen gelöscht.

Dazu können insbesondere gehören:

• Konto- und Authentifizierungsdaten,
• Sessions und Tokens,
• Häuser und Mitgliedschaften,
• Räume und Geräte,
• Dokumente und Dokumentinhalte,
• Hauswissen,
• Ereignisse,
• Assist-Verläufe,
• Shelly-Daten,
• SmartScan-/Visual-Memory-Daten.

Bestimmte Sicherheits- oder Auditinformationen können für einen begrenzten Zeitraum weiter gespeichert werden, soweit dies zur Sicherheit, Nachvollziehbarkeit oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Eine separat über flomera.ai erfolgte Beta-Anmeldung ist technisch unabhängig vom App-Konto und wird durch die Kontolöschung nicht automatisch entfernt. Ihre Löschung kann separat über info@flomera.ai verlangt werden.

21. Tracking, Werbung und Analyse

Nach dem aktuellen technischen Stand verwendet Flomera keine Werbe-SDKs und keine Dienste wie Google Analytics, Meta Pixel oder TikTok Pixel innerhalb der Flomera-App oder auf flomera.ai.

Es findet nach dem aktuellen Stand kein werbebasiertes Nutzertracking durch Flomera statt.

Ebenso ist derzeit kein externes Crash-Reporting- oder Analytics-SDK in die App integriert.

Sollten zukünftig entsprechende Dienste eingesetzt werden, wird diese Datenschutzerklärung vor deren Einsatz entsprechend angepasst und, soweit erforderlich, eine Einwilligung eingeholt.

22. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur an Empfänger weitergegeben bzw. diesen zugänglich gemacht, soweit dies zur Bereitstellung der jeweiligen Funktion erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine andere Rechtsgrundlage vorliegt.

Je nach genutzter Funktion können insbesondere folgende Empfänger beteiligt sein:

• Hostinger – Hosting und Serverinfrastruktur,
• OpenAI – KI-Verarbeitung, Assist, Vision/OCR und Embeddings,
• Google – Google Sign-In und gegebenenfalls betriebssystemabhängige Spracheingabe,
• Shelly / Allterco Robotics – bei freiwilliger Nutzung der Shelly-Cloud-Integration,
• der jeweils eingesetzte SMTP-/E-Mail-Dienstleister – für Konto- und Sicherheits-E-Mails.

23. Datensicherheit

Flomera setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, unberechtigtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Hierzu gehören nach dem aktuellen technischen Stand insbesondere:

• verschlüsselte HTTPS-Kommunikation,
• sichere Passwort-Hashing-Verfahren,
• gehashte Session-Tokens,
• zeitlich begrenzte Authentifizierungs- und Reset-Tokens,
• serverseitige Authentifizierungs- und Berechtigungsprüfungen,
• Rate-Limiting für sicherheitsrelevante Vorgänge,
• Trennung von normalen Nutzer- und Superadmin-Berechtigungen,
• Begrenzung bestimmter technischer Aufbewahrungsfristen.

24. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt – abhängig von der jeweiligen Funktion – insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung von Flomera und zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses erforderlich ist,
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine freiwillige Einwilligung eingeholt wird,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Gewährleistung von Sicherheit, Stabilität, Missbrauchsschutz oder zur Wahrung anderer berechtigter Interessen erforderlich ist,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit eine rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung besteht.

25. Rechte betroffener Personen

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung,
• Recht auf Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar,
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen,
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an:

info@flomera.ai

26. Beschwerderecht

Gemäß Art. 77 DSGVO besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn die Ansicht besteht, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten gegen die DSGVO verstößt.

Österreichische Datenschutzbehörde

Barichgasse 40–42

1030 Wien

Österreich

E-Mail: dsb@dsb.gv.at

27. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Flomera befindet sich in aktiver Entwicklung. Neue Funktionen, Integrationen oder technische Änderungen können dazu führen, dass diese Datenschutzerklärung angepasst werden muss.

Die jeweils aktuelle Fassung wird unter https://flomera.ai/datenschutz.html veröffentlicht.